Innehållsförteckningar i Word del 2

I det tidigare inlägget Innehållsförteckningar i Word behandlades grunder i hur du skapar en automatisk innehållsförteckning. Det här inlägget kommer att fokusera på hur du kan ändra och hantera utseendet på förteckningen.

När vi lämnade dokumentet senast hade vi en innehållsförteckning som såg ut något i stil med:

Innehållsförteckning

Om du väljer att göra ändringar direkt i texten kommer förteckningen ändras tillbaka så fort du ska uppdatera.Referenser, innehållsförteckning, infoga innehållsförteckning

Vill du ändra stil och utseende på förteckningen måste du gå in under “Innehållsförteckning” (Table of contents) och välja “Infoga innehållsförteckning” (Insert Table of Contents). Här kan du välja mellan färdiga stilmallar, men du kan också ändra detaljer som typsnitt och storlek.

Under Tabbutfyllnad (Tab leader) kan du välja om du vill att det ska vara punkter eller linjer som leder fram till sidnumret.
De färdiga stilmallarna finns under “Format” (Formats) och du kan redan här välja hur många rubriknivåer som ska visas under “Visa nivåer” (Show levels):

Format, nivåÄndra

Om du vill hantera förteckningen och ändra typsnitt, storlek och indrag manuellt kan du göra det under “Ändra” (Modify). Markera den rubrik du vill ändra och tryck på “Ändra”. I det här fallet är TOC 1 samma som Heading 1.

Väl inne i Ändra går det exempelvis att ändra textens stilmall från Times till Arial, storlek, fetmarkering, färg du kan också justera indrag och radavstånd. Du måste hantera dina olika nivåer var för sig. När du är färdig är det bara att trycka på “OK”.Verktyg för att ändra stil.

Efter lite slumpmässiga förändringar ser innehållsförteckningen ut på följande sätt:

Innehållsförteckning

Obs. det skadar inte att leka lite med alternativen, blir det galet är det bara att ändra tillbaka. Det finns inte någon risk att rubrikerna försvinner då innehållet i innehållsförteckningen bygger på de rubriker du har i dokumentets löptext.

Text: Thomas
Bild: Thomas

 

 

 

Innehållsförteckningar i Word

Jag kommer att beskriva hur det går att arbeta med rubrikformatering för att automatiskt skapa olika typer av innehållsförteckningar. För att göra en automatisk innehållsförteckning i Word måste du se till att alla rubriker är formaterade som rubriker. Markera den text du vill ska bli en rubrik, gå sedan in på den första fliken som i mitt fall heter home, och tryck på valfri heading.

Home, Styles and Headings.

StylesNotera att denna funktion heter styles, eller stilar. Har du en mindre skärm kommer funktionen att se annourlunda ut.

Det finns olika headings som är till för olika delar av dokumentet. Ofta har du ett antal huvudrubriker som exempelvis inledning, bakgrund, metod osv. dessa större avsnitt sätts ofta som rubrikettor. Ett sådant avsnitt delas ofta upp i underrubriker med rubriktvåor som i sin tur kan delas in ytterligare i rubriktreor.

Headings

Om du vill ha ett annat utseende på rubriktexten går det att lösa genom att välja mellan olika stilar under styles, eller genom att redigera den stilen du använder genom att högerklicka på rubriken under styles och välja modify.

Modify

Tabeller, figurer och formler
Om vi har tabeller, bilder och formler i dokumentet kan vi skapa förteckningar för att visa vart dessa finns. Du gör detta genom att högerklicka på en bild eller tabell (när det gäller tabeller måste du högerklicka i hörnet av tabellen) och tryck på insert caption:

Insert caption              Det finns olika typer av figurrubriker: Figur, Formel eller Tabell.

När vi har gjort så att alla dokumentets rubriker är i rätt heading är det dags att generera en innehållsförteckning. Funktionerna för att göra detta finns under References.

References: table of contents.  Captions: Table of Figures.

När du lägger till en innehållsförteckning för dina tabeller, figurer och formler är det viktigt att infoga den typ av caption du har använt.

Caption labels.

När du väl infogat förteckningarna går det att uppdatera dem i efterhand om det sker sidförändringar eller om det tillkommer nya rubriker. Du gör detta genom att högerklicka på valfri förteckning och trycka på update.

Förteckning

Om du vill veta hur du hanterar sidnumreringar i dokumentet har vi tidigare gjort inlägget Formatering och sidnumrering i Word där vi återknyter till tidigare inlägg och visar hur du kan lägga till sektions-bryt för att plocka bort oönskade sidnumreringar.

Text & Bild: Thomas Nyström

 

Formatering och sidnumrering i Word

Vi möter just nu många  studenter i biblioteket som vill ha hjälp med formatering i Word och som kanske särskilt undrar hur sidnumreringen egentligen går till? Det kan vara lite klurigt att få uppsatsen att se ut som man vill men vi har skrivit en del om både sidnumrering och annan formatering i Word tidigare här i biblioteksbloggen. Läs gärna mer om formatering i Word och just sidnumrering i Word. Det finns en hel del utmärkta guider och filmer på Internet som kan vara till hjälp. På Bibliotekets webb tipsar vi om dessa under skriva och referera!

Det finns fler gratis tutorials om de flesta formateringarna du kan göra i Word. Här på Högskolan använder vi Microsoft Word 2010. På webben hittar du även Office Word Onlines tutotrials.

Använder du referenshanteringssystemet Endnote? I så fall finns mer information om hur du använder Endnote i uppsatsarbetet och en beskrivning av kopplingen mot Word att läsa här.

frustrated studentBeroende på vilken akademi och vilket program du läser så används olika mallar för examensarbete. Titta efter hur just din ska se ut. På Studentwebben finns några mallar samlade.

Text: Lena Holmberg

Uppsatstips – Hur får jag till formateringen i Word?

I en serie blogginlägg sammanställer vi bra resurser och hjälpsam information för alla er studenter som just nu skriver uppsats eller examensarbete. I det femte och sista inlägget tipsar vi om hur du kan använda Google Drive när du skriver och länkar till instruktioner som ger svar på de vanligaste frågorna om Word:

Gemensamma dokument
Skriver du uppsats tillsammans med någon? Jobbar ni mycket på varsitt håll? Då kan ni använda er av Google Drive för att lagra filer på ett gemensamt ställe och för att skapa textdokument som ni båda kan redigera samtidigt under tiden ni chattar med varandra. I Google Drive finns också versionshantering av dokumenten du jobbar med så att du kan gå tillbaka till en tidigare version om det skulle behövas. Du kan också lagra filer, skapa enklare kalkylark och presentationer. Dokument du skapat på Google Drive kan du sedan välja att spara ned i filformat som är kompatibla med Microsoft Office, tex Word. De sista justeringarna i din uppsats behöver du alltid göra i Word eftersom redigeringsmöjligheterna i Drive är begränsade.

Använd Googles hjälpsidor eller sök upp tutorials på YouTube om du vill veta mer om någon särskild funktion, eller fråga oss på biblioteket.

Funktioner i Word
Nedan hittar du svaret på de två allra vanligaste frågorna vi får i informationspunkten om inställningar i word:

  • Hur får man sidnumreringen att börja på en viss sida? (Instruktion eller film av Lisa Carlson, BLR, Högskolan i Borås)
  • Hur gör man en automatisk innehållsförteckning? (Film av Åsa Kronkvist, LärandeResursCentrum, Högskolan Kristianstad) Åsa Kronkvist har även gjort fler filmer om hur du använder Word på bästa sätt när du skriver examensarbete.

Lycka till med ditt uppsatsarbete och kom ihåg att du är välkommen att fråga oss om du undrar över något.

Bild: Colourbox

Känner du till fler bra hjälpmedel och resurser?
Tipsa gärna i kommentarsfältet till detta inlägg!

Text: Sara Hellberg

Uppsatstips – Hur får jag till formateringen i Word?

I en serie blogginlägg sammanställer vi bra resurser och hjälpsam information för alla er studenter som just nu skriver uppsats eller examensarbete. I det femte och sista inlägget tipsar vi om hur du kan använda Google Drive när du skriver och länkar till instruktioner som ger svar på de vanligaste frågorna om Word:

Gemensamma dokument
Skriver du uppsats tillsammans med någon? Jobbar ni mycket på varsitt håll? Då kan ni använda er av Google Drive för att lagra filer på ett gemensamt ställe och för att skapa textdokument som ni båda kan redigera samtidigt under tiden ni chattar med varandra. I Google Drive finns också versionshantering av dokumenten du jobbar med så att du kan gå tillbaka till en tidigare version om det skulle behövas. Du kan också lagra filer, skapa enklare kalkylark och presentationer. Dokument du skapat på Google Drive kan du sedan välja att spara ned i filformat som är kompatibla med Microsoft Office, tex Word. De sista justeringarna i din uppsats behöver du alltid göra i Word eftersom redigeringsmöjligheterna i Drive är begränsade.

Använd Googles hjälpsidor eller sök upp tutorials på YouTube om du vill veta mer om någon särskild funktion, eller fråga oss på biblioteket.

Funktioner i Word
Nedan hittar du svaret på de två allra vanligaste frågorna vi får i informationspunkten om inställningar i word:

  • Hur får man sidnumreringen att börja på en viss sida? (Instruktion eller film av Lisa Carlson, BLR, Högskolan i Borås)
  • Hur gör man en automatisk innehållsförteckning? (Film av Åsa Kronkvist, LärandeResursCentrum, Högskolan Kristianstad) Åsa Kronkvist har även gjort fler filmer om hur du använder Word på bästa sätt när du skriver examensarbete.

Lycka till med ditt uppsatsarbete och kom ihåg att du är välkommen att fråga oss om du undrar över något.

Bild: Colourbox

Känner du till fler bra hjälpmedel och resurser?
Tipsa gärna i kommentarsfältet till detta inlägg!

Text: Sara Hellberg

Att formatera sin uppsats

Nu har du kanske hittat all information och skrivit större delen av din uppgift . Men innehållsförteckningen uppdaterar sig inte automatiskt, dessutom funkar inte försättsbladet så som du vill och sidnumreringen vill sig inte. (Biblioteksbloggen har tagit upp detta tidigare i vår.)

Det finns mycket i en uppsats som skall formateras på rätt sätt för att den ska vara redo för inlämning. I SOL finns tips på sådant som vi får mycket frågor om i våra informationspunkter och som vi försöker hjälpa till med. Det finns en uppsjö av bra guider på webben och youtube är en bra ingång till att finna instruktionsfilmer till det man behöver hjälp med. Ibland kan man ju behöva hjälp med olika programvaror: Excel, SPSS, Endnote och Photoshop är vanliga exempel på det. Biblioteket har instruktionsböcker om dem alla men att använda sig av webben för att hitta guider till ett specifikt problem går oftast lättare och snabbare.

Här är min guide till sidnumrering.

Text och film: Lisa Carlson

Att sidnumrera i Word, ett ämne att återkomma till

Ni verkar ha börjat formatera era worddokument inför inlämningsuppgifter och uppsatser. Idag har vi fått frågan om hur man låter bli att sidnumrera exempelvis sina bilagor. Det funkar faktiskt på precis samma sätt som att inte numrera exempelvis första sidan, som man kan se i vår lilla instruktionsfilm.

Om du inte vill se på film kan du fortsätta läsa:

1)      Ställ dig längst ner på sidan där din sidnumrering ska sluta. Där går du sedan in under PageLayout-Breaks och väljer SectionBreak-Next page.

2013-04-22_section_break

2)      Därefter öppnar du Header/Footer genom att dubbelklicka i någon av dem. Då kommer du se att din Footer och din Header inte har samma sektionsnummer, men att det till höger står att de är sammanlänkade (Same as previous).

2013-04-22_sections

3)      Och det vill vi ju inte att de ska vara eftersom det är då sidnumreringen fortsätter att löpa genom hela dokumentet.

4)      Det är medan vi fortfarande har Header & Footer Tool öppet som vi kan bryta detta genom att trycka på knappen Link to Previous.

2013-04-22_link

5)      Då får du frågan:

2013-04-22__yes

Och det är just det du vill. Bryta mellan sektionerna.

6)      Därefter är det bara att ta bort sidnumreringen på till exempel dina bilagor. Eftersom de inte hänger ihop med föregående sektioner i dokumentet längre så ändras inte andra delar. Ni ser det tydligt på bilden nedan jämfört med den under punkt 2.

2013-04-22_tydligt

Hoppas detta hjälper er med att ordna till sidnumreringen i ert Worddokument. Solna Gymnasium Bibliotek har också gjort en utmärkt liten guide som kan hjälpa er med svensk inställning på Word!

Text & Bild: Lisa Carlson