Jag kommer att beskriva hur det går att arbeta med rubrikformatering för att automatiskt skapa olika typer av innehållsförteckningar. För att göra en automatisk innehållsförteckning i Word måste du se till att alla rubriker är formaterade som rubriker. Markera den text du vill ska bli en rubrik, gå sedan in på den första fliken som i mitt fall heter home, och tryck på valfri heading.
Notera att denna funktion heter styles, eller stilar. Har du en mindre skärm kommer funktionen att se annourlunda ut.
Det finns olika headings som är till för olika delar av dokumentet. Ofta har du ett antal huvudrubriker som exempelvis inledning, bakgrund, metod osv. dessa större avsnitt sätts ofta som rubrikettor. Ett sådant avsnitt delas ofta upp i underrubriker med rubriktvåor som i sin tur kan delas in ytterligare i rubriktreor.
Om du vill ha ett annat utseende på rubriktexten går det att lösa genom att välja mellan olika stilar under styles, eller genom att redigera den stilen du använder genom att högerklicka på rubriken under styles och välja modify.
Tabeller, figurer och formler
Om vi har tabeller, bilder och formler i dokumentet kan vi skapa förteckningar för att visa vart dessa finns. Du gör detta genom att högerklicka på en bild eller tabell (när det gäller tabeller måste du högerklicka i hörnet av tabellen) och tryck på insert caption:
När vi har gjort så att alla dokumentets rubriker är i rätt heading är det dags att generera en innehållsförteckning. Funktionerna för att göra detta finns under References.
När du lägger till en innehållsförteckning för dina tabeller, figurer och formler är det viktigt att infoga den typ av caption du har använt.
När du väl infogat förteckningarna går det att uppdatera dem i efterhand om det sker sidförändringar eller om det tillkommer nya rubriker. Du gör detta genom att högerklicka på valfri förteckning och trycka på update.
Om du vill veta hur du hanterar sidnumreringar i dokumentet har vi tidigare gjort inlägget Formatering och sidnumrering i Word där vi återknyter till tidigare inlägg och visar hur du kan lägga till sektions-bryt för att plocka bort oönskade sidnumreringar.
Text & Bild: Thomas Nyström